IMPLANTAMOS EL CANAL DE DENUNCIAS EN NUESTRA EMPRESA
Implantamos el buzón de denuncias en nuestra empresa, para lo que estarán disponibles los siguientes medios:
o Buzón de denuncias: físico en nuestra sede, sita en C/ Ronda del Caracol 5, bajo, Jerez de la Frontera.
o Canal Digital: a través del email canaldedenuncias@ejoc.es
o Correo postal: C/ Ronda del Caracol 5, bajo, 11408, Jerez de la Frontera.
o Llamada telefónica al 691 479 336.
o Entrega en mano en oficina.
Se incluyen para ello:
- Formulario de denuncias.
- Código Ético y de Conducta, y Declaración Institucional de Lucha Contra el Fraude.
Formulario de denuncias
A través de este formulario se podrán formular denuncias de prácticas o conductas que pudieran suponer un incumplimiento o vulneración de cualquiera de los principios, valores o ámbitos de actuación establecidos en el Código Ético y de Conducta de EJOC 2004 S.L., así como en su Declaración Institucional de Lucha contra el Fraude implicando una actuación u omisión presuntamente irregular o, en su caso, delictiva.
La comunicación se efectuará mediante el Buzón de Denuncias ubicado en la oficina principal de la empresa, sita en Ronda del Caracol, 5, 11408 Jerez de la Frontera (Cádiz) o a través del Canal Digital habilitado para tal fin mediante el correo “canaldedenuncias@ejoc.es”, cumplimentando en ambos casos el presente formulario junto con la documentación que se disponga. La denuncia podrá ser comunicada asimismo por cualquiera del resto de canales habilitados al efecto (correo postal, llamada telefónica al 691 479 336 con grabación de voz o entrega en mano).
Las comunicaciones realizadas a través del Buzón de Denuncias o el Canal Digital, respetarán en todo caso lo regulado en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Garantía de confidencialidad: Salvo cuando la persona que comunique la información solicite expresamente lo contrario, EJOC 2004 S.L. guardará total confidencialidad respecto de su identidad, de forma que la misma no será revelada a persona alguna ajena al proceso de actuaciones de verificación. A tal fin, en todas las comunicaciones, actuaciones de verificación o solicitudes de documentación que se lleven a cabo por EJOC 2004 S.L., se omitirán los datos relativos a la identidad de la persona que hubiera remitido la información, así como cualesquiera otros que pudieran conducir total o parcialmente a su identificación.
Garantía de imparcialidad. EJOC 2004 S.L. llevará a cabo todas las actuaciones de verificación en el marco de las denuncias que se reciban con total imparcialidad.
Los campos marcados con ( * ) son obligatorios.
DATOS DEL DENUNCIANTE
DNI PASAPORTE*:
Nombre*:
Apellidos*:
Teléfono*:
Email*:
¿Es un empleado de EJOC 2004 S.L.? (Sí/No):
Cargo en EJOC 2004 S.L.*:
Departamento en EJOC 2004 S.L.*:
DATOS DE EL/LOS PRESUNTAMENTE INFRACTOR/ES
Nombre*:
Apellidos*:
Cargo en EJOC 2004 S.L.*:
Departamento en EJOC 2004 S.L.*:
Nombre*:
Apellidos*:
Cargo en EJOC 2004 S.L.*:
Departamento en EJOC 2004 S.L.*:
Nombre*:
Apellidos*:
Cargo en EJOC 2004 S.L.*:
Departamento en EJOC 2004 S.L.*:
DATOS DE LA INFRACCIÓN
Comunicación de la incidencia con mención detallada de las circunstancias de la misma y acompañado, en la medida de lo posible, de soporte documental*:
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DOCUMENTOS ADJUNTOS
Documento Adjunto 1:
Documento Adjunto 2:
Documento Adjunto 3:
Documento Adjunto 4:
Documento Adjunto 5:
Código Ético y de Conducta y Declaración Institucional de Lucha Contra el Fraude
Ética y transparencia
Ética y transparencia son pilares fundamentales del buen funcionamiento de la actividad empresarial. Bajo esta premisa, EJOC 2004 S.L. asume el compromiso de actuar con la máxima responsabilidad en el cumplimiento de las funciones que tiene encomendadas, así como de mantener y evidenciar en todo momento una conducta ética, honesta y transparente en las relaciones y compromisos con sus grupos de interés.
Código Ético y de Conducta y Declaración Institucional de Lucha Contra el Fraude
En su condición de empresa con más de 50 empleados, EJOC 2004 S.L. tiene además la obligación de contar con un Código Ético y de Conducta, así como con una Declaración de Lucha Contra el Fraude, resultando ambos de obligado cumplimiento para todo su personal en plantilla y directivos, así como, en sus relaciones con terceros. Estos documentos, que han sido aprobados por la Dirección, establecen las bases de un comportamiento ético y unas pautas de actuación conforme al mismo, con el objetivo principal de promover una cultura que ejerza un efecto disuasorio para cualquier tipo de actividad fraudulenta y contraria a la ética y que haga posible su prevención y detección.
En este marco, contamos con el Comité de Cumplimiento encargado de las incidencias derivadas del incumplimiento del Código Ético y de Conducta, y del Comité Antifraude, cuya función principal será gestionar las incidencias derivadas de los indicios de fraude y conflictos de interés que atenten contra la declaración de lucha contra el fraude. Asimismo, existe el Comité Ético, formado por la dirección al más alto nivel, como órgano de salvaguarda del sistema que actuará sobre el análisis de la información recibida de los citados comités y podrá formular las recomendaciones que procedan en función de dicho análisis.
Sistema interno de información (Buzón de Denuncias y Canal Digital de Denuncias “canaldedenuncias@ejoc.es”)
EJOC 2004 S.L. pone a tu disposición estos canales de denuncias para denunciar o informar sobre cualquier acción u omisión que pueda ser constitutiva de infracción administrativa o penal, o del derecho de la Unión Europea, conforme con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. También se podrá utilizar para la presentación de sugerencias, denuncias o reclamaciones relativas al Código Ético y de Conducta y de la Declaración de Lucha Contra el Fraude de EJOC 2004 S.L., aunque no constituyan infracción administrativa o penal.
Ambos canales, sujetos a lo establecido en la ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, tendrán carácter preferente e integrador de las denuncias e informaciones en EJOC 2004 S.L., y tienen como objetivo la protección del informante o denunciante, por lo que estos podrán informar o denunciar por escrito, de forma confidencial o de forma totalmente anónima y verbalmente, con grabación de voz a través del teléfono 691 479 336.
La Dirección de EJOC 2004 S.L., en sesión celebrada el 29 de mayo de 2023, acordó nombrar como responsable del Sistema Interno de Información de la empresa a Dª. Inmaculada Llamas.
La política de EJOC 2004 S.L. en materia de defensa del informante, se basa en los siguientes pilares:
a) Otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre posibles irregularidades.
b) Fortalecer la cultura de la información y las infraestructuras de integridad de EJOC 2004 S.L., como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público.
Podrán denunciarlos informantes que hayan obtenido información sobre infracciones en EJOC 2004 S.L. en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:
a) Los empleados de EJOC 2004 S.L.
b) Los autónomos.
c) Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de la empresa.
También podrán utilizar el Sistema Interno de Información los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral ya finalizada con EJOC 2004 S.L., becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual. Una vez recibida la información o denuncia en el Sistema Interno de Información, se redigirá la misma al Comité competente:
Comité de Cumplimiento. Código ético y de conducta.
Comité Antifraude: Declaración contra el fraude.
Comisión de Calidad Laboral: Acoso laboral o por razón de sexo.
A estos efectos, se han actualizado las normas reguladoras de estos comités y la del Comité Ético.
Denuncias en organismos externos
Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA)
Cualquier denuncia relacionada con la Declaración Institucional de Lucha Contra el Fraude o con el Código Ético y de Conducta en relación con proyectos u operaciones financiados con cargo a fondos procedentes de la Unión Europea, será derivada por EJOC 2004 S.L. al Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA) que es el órgano dependiente de la IGAE (Intervención General de la Administración Estado) dentro del Ministerio de Hacienda, encargado de coordinar las acciones encaminadas a proteger los intereses financieros de la Unión Europea contra el fraude, en colaboración con la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF).
También puedes notificar directamente a través del buzón del SNCA cualquier información sobre indicio de fraude.
Autoridad Independiente del Informante (A.I.I.)
También podrás denunciar ante la Autoridad Independiente del Informante (A.I.I.), cuando esta se constituya de acuerdo con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Garantía de confidencialidad y/o anonimato:
Salvo cuando solicites expresamente lo contrario, EJOC 2004 S.L. guardará total confidencialidad respecto de su identidad, de forma que tu identidad no será revelada a persona alguna ajena al proceso de actuaciones de verificación. Asimismo, podrás presentar la denuncia de forma totalmente anónima.
En orden a preservar el derecho a la intimidad, el honor y la propia imagen de todas las personas que participen o se vean involucradas, directa o indirectamente, en las actuaciones denunciadas o informadas, se impone la obligación de guardar reserva y confidencialidad sobre la información y documentación que sean objeto de denuncia, comunicación, a todas aquellas personas que tuvieran conocimiento de esta.
El incumplimiento de esta obligación podrá conllevar la incoación de procedimiento disciplinario de conformidad con la normativa laboral y estatutaria aplicable.
Las comunicaciones realizadas durante el procedimiento se identificarán con una referencia y pasarán a formar parte del expediente en el Sistema Interno de Información, omitiendo en dichas comunicaciones cualquier identificación de las personas implicadas.
Garantía de imparcialidad.
EJOC 2004 S.L. llevará a cabo todas las actuaciones de verificación en el marco de las denuncias que se reciban con total imparcialidad.
Protección de datos
Las comunicaciones realizadas a través del sistema interno de información respetarán en todo caso lo regulado en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Medidas de protección frente a posibles represalias, Eximentes y Recursos
EJOC 2004 S.L. no tomará represalias contra las personas que formulen denuncias a través del Sistema Interno de Información, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia, y aplicará las medidas de protección a los informantes establecidas en el Título VII de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, siempre que:
- el denunciante tenga motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporte pruebas concluyentes, y
- que la información entre dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero; y la comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en dicha norma.
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
Se excluyen de la protección los siguientes supuestos:
a) Cuando las denuncias hayan sido inadmitidas por algún canal interno o por alguna de las siguientes causas:
· Que los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud;
· Que los hechos relatados no sean constitutivos de infracción penal, administrativa o del derecho de la Unión Europea;
· Que la comunicación carezca de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito; o
· Que la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias que justifiquen un seguimiento distinto.
b) Cuando se trate de Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
c) Cuando se trate de Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
d) Cuando se trate de informaciones que se refieran a acciones u omisiones que no puedan constituir infracciones administrativas, penales o del derecho de la Unión Europea.
Declaración Institucional de Lucha Contra el Fraude
EJOC 2004 S.L. es una sociedad mercantil que tiene como misión la ejecución de proyectos de obra civil y de construcción en general.
Un principio fundamental para el correcto funcionamiento es la prevención y lucha contra el fraude, ya que esta conducta acaba deteriorando la confianza de los clientes, proveedores y subcontratas e influye negativamente en la imagen y reputación de la empresa. Por todo ello, EJOC 2004 S.L. declara su absoluta oposición hacia aquellos comportamientos no éticos y actos ilícitos o irregulares que puedan producirse en el ejercicio de su actividad, mostrando su compromiso de permanente vigilancia y sanción de los mismos. Este compromiso ha sido asumido por todos los miembros del equipo directivo y ha quedado también expresamente recogido en el Código Ético u de Conducta de la empresa.
La política de prevención y lucha contra el fraude de EJOC 2004 S.L. es de aplicación a todo su personal, tanto directivos como empleados, independientemente de su ubicación física, así como también a consultores titulares de contratos se servicios o contratistas que colaboran con EJOC 2004 S.L. Su objetivo es promover una cultura que ejerza un efecto disuasorio para cualquier tipo de actividad fraudulenta que haga posible su prevención y detección, desarrollando unos procedimientos que faciliten la investigación del fraude y de los delitos relacionados con el mismo.
Dentro de la estructura organizativa de EJOC 2004 S.L., las áreas responsables en materia de gestión de la prevención y lucha contra el fraude son la Dirección y Administración.
Los ámbitos de actuación que constituyen el ciclo de la lucha contra el fraude que están siendo examinados por EJOC 2004 S.L. son los siguientes:
a) Prevención y formación
EJOC 2004 S.L. considera que la prevención constituye la mejor defensa contra el fraude por lo que una adecuada política formativa junto con la realización de una autoevaluación de su exposición a los riesgos de fraude limitará considerablemente la posible aparición de conductos fraudulentas.
Asimismo, EJOC 2004 S.L. cuenta con un conjunto de medidas cuyo objetivo es mantener un adecuado nivel de control interno.
b) Detección, notificación y denuncia
Las notificaciones y denuncias de cualquier irregularidad o sospecha de fraude en el desarrollo de las actividades de EJOC 2004 S.L., se realizarán a la propia empresa a través de un canal de denuncias y serán tratadas con la más estricta confidencialidad por el Comité Antifraude. EJOC 2004 S.L. será el encargado de realizar las comunicaciones preceptivas a los organismos pertinentes, en particular, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) o la Oficina Nacional de Lucha contra el Fraude.
c) Investigación, corrección y persecución
Una vez conocida la existencia de una posible práctica fraudulenta, bien de oficio o a través de denuncia, se trasladará al Comité Antifraude a efectos de valoración y tramitación, en su caso, pudiéndose aplicar medidas cautelares que podrán ser levantadas, confirmadas o modificadas en función del resultado de la investigación llevada a cabo, imponiéndose, en su caso, las sanciones que correspondan.
En conclusión, EJOC 2004 S.L. ha adoptado una política de tolerancia cero con el fraude, y ha adoptado un sistema completo de control interno diseñado para prevenir y detectar, dentro de lo posible, cualquier actuación fraudulenta y, en su caso, subsanar sus consecuencias, adoptando para ello los principios de integridad, imparcialidad y honestidad en el ejercicio de sus funciones.